Als Selbstständiger kannst du viele Ausgaben von der Steuer absetzen und so deinen Gewinn - und damit deine Steuerlast - reduzieren. Hier erfährst du, was alles absetzbar ist und worauf du achten musst.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie mindern deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer.
Grundregel: Eine Ausgabe ist absetzbar, wenn sie betrieblich veranlasst ist und du sie nachweisen kannst (Beleg).
Die wichtigsten Betriebsausgaben
1. Arbeitsmittel und Büroausstattung
- Computer, Laptop, Tablet
- Software und Lizenzen
- Drucker, Scanner, Monitor
- Schreibtisch, Bürostuhl
- Telefon, Smartphone
- Büromaterial
Abschreibung: Anschaffungen über 800 € netto werden über mehrere Jahre abgeschrieben. Unter 800 € kannst du sofort absetzen (GWG).
2. Räume und Miete
- Gewerbliche Miete (100% absetzbar)
- Häusliches Arbeitszimmer (unter bestimmten Voraussetzungen)
- Nebenkosten, Strom, Heizung
- Reinigung
Arbeitszimmer: Nur absetzbar, wenn es den Mittelpunkt deiner Tätigkeit bildet oder kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
3. Fahrzeug und Mobilität
- Kfz-Kosten (anteilig oder Fahrtenbuch)
- Kilometer-Pauschale: 0,30 € pro km (ab km 21: 0,38 €)
- Öffentliche Verkehrsmittel
- Fahrrad (auch E-Bike)
- Parkgebühren, Maut
Fahrtenbuch vs. 1%-Regelung: Bei überwiegend betrieblicher Nutzung lohnt sich oft das Fahrtenbuch.
4. Reisekosten
- Fahrtkosten (s.o.)
- Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten)
- Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen)
- Reisenebenkosten (Gepäck, Trinkgeld)
Verpflegungspauschale 2025:
- Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 €
- Ab 24 Stunden: 28 €
- Übernachtung: 28 € (An-/Abreisetag: 14 €)
5. Kommunikation
- Telefon und Handy (anteilig privat/geschäftlich)
- Internet
- Fax, Porto
- Domain, Hosting
Schätzung erlaubt: Bei gemischter Nutzung kannst du den beruflichen Anteil schätzen (z.B. 50%).
6. Versicherungen
- Berufshaftpflicht
- Betriebshaftpflicht
- Rechtsschutz (beruflicher Anteil)
- Berufsunfähigkeitsversicherung (als Sonderausgabe)
7. Weiterbildung
- Fachliteratur
- Kurse, Seminare, Workshops
- Konferenzen, Messen
- Online-Kurse, Webinare
- Coaching
Voraussetzung: Beruflicher Bezug muss gegeben sein.
8. Marketing und Werbung
- Website, Hosting
- Werbematerial (Flyer, Visitenkarten)
- Online-Werbung (Google Ads, Social Media)
- Messeauftritte
- Geschenke an Kunden (max. 50 € pro Person/Jahr)
9. Beratung und Dienstleistungen
- Steuerberater
- Rechtsanwalt
- Buchhalter
- Freelancer, Subunternehmer
- Virtuelle Assistenz
10. Kontoführung und Finanzen
- Kontoführungsgebühren (Geschäftskonto)
- Zinsen für betriebliche Kredite
- Factoring-Gebühren
- Zahlungsabwicklung (PayPal, Stripe)
Nicht absetzbare Ausgaben
- Private Lebenshaltung
- Private Kleidung (auch wenn im Job getragen)
- Bußgelder und Strafen
- Private Steuern (Einkommensteuer)
- Private Versicherungen (KV, RV)
Tipps für die Praxis
1. Belege sammeln
Ohne Beleg keine Absetzung. Sammle alle Quittungen und Rechnungen systematisch.
2. Betrieblich und privat trennen
Je sauberer die Trennung, desto weniger Diskussionen mit dem Finanzamt. Eigenes Geschäftskonto ist Pflicht.
3. Abschreibungen nutzen
Größere Anschaffungen werden abgeschrieben. Das verteilt die Steuerersparnis auf mehrere Jahre.
4. Investitionen planen
Vor Jahresende noch investieren? Das kann den Gewinn im laufenden Jahr senken.
5. Steuerberater fragen
Bei komplexen Fällen lohnt sich professionelle Beratung. Die Kosten sind übrigens auch absetzbar.
Fazit
Als Selbstständiger hast du viele Möglichkeiten, deine Steuerlast zu senken. Das Wichtigste: Belege sammeln, ordentlich dokumentieren, und im Zweifel den Steuerberater fragen.
Mit Clever Invoice behältst du den Überblick über deine Ausgaben: Alle Belege digital erfassen, automatisch kategorisieren, und für die Steuererklärung exportieren.