Die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen ist beschlossene Sache. Das Wachstumschancengesetz bringt einen klaren Zeitplan mit Übergangsfristen. Hier erfährst du, was wann gilt.
Der Zeitplan im Detail
Phase 1: Ab 01.01.2025 — Empfangspflicht
- Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Gilt für inländische B2B-Umsätze
- Mindestanforderung: E-Mail-Postfach, das XML akzeptiert
Phase 2: Ab 01.01.2027 — Sendepflicht (groß)
- Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000€ müssen E-Rechnungen versenden
- Gilt für alle B2B-Umsätze an inländische Unternehmen
- Formate: XRechnung oder ZUGFeRD (EN 16931 Profil)
Phase 3: Ab 01.01.2028 — Sendepflicht (alle)
- Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden
- Keine Ausnahmen — auch Kleinunternehmer
- Reine PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig (B2B)
Was gilt als B2B?
Die E-Rechnungspflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern:
- ✅ GmbH an GmbH
- ✅ Freelancer an GmbH
- ✅ Einzelunternehmer an Einzelunternehmer
- ✅ Kleinunternehmer an reguläres Unternehmen
- ❌ Unternehmen an Privatperson (B2C) — nicht betroffen
- ❌ Grenzüberschreitende Umsätze — EU-weite Regelung kommt später
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes muss:
- In einem strukturierten elektronischen Format erstellt sein
- Der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
- Maschinenlesbare Daten enthalten (XML)
Was NICHT als E-Rechnung gilt
- ❌ PDF per E-Mail
- ❌ Eingescannte Papierrechnung
- ❌ Word- oder Excel-Rechnung
- ❌ ZUGFeRD im Profil "Minimum" oder "Basic WL"
Was als E-Rechnung gilt
- ✅ XRechnung
- ✅ ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (Comfort)
- ✅ Andere EN 16931-konforme Formate
Übergangsregelungen
| Zeitraum | Regel |
|---|---|
| Bis 31.12.2026 | Papier und PDF weiterhin erlaubt (Empfangspflicht besteht) |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Sendepflicht nur für > 800k€ Umsatz; EDI-Verfahren mit Zustimmung weiter erlaubt |
| Ab 01.01.2028 | Volle Pflicht für alle; EDI nur noch mit EN 16931 |
5-Schritte-Vorbereitung
1. Software wählen (jetzt)
Wähle eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD erstellen kann. Clever Invoice bietet beides kostenlos.
2. Empfang sicherstellen (bis Q1 2025 — bereits Pflicht)
E-Mail-Postfach prüfen, XML-Anhänge nicht blockieren.
3. Steuerberater informieren (jetzt)
Besprich den DATEV-Export und die Umstellung auf E-Rechnungen.
4. Kunden informieren (Q3 2026)
Teile deinen Kunden mit, dass du ab 2027 E-Rechnungen versendest.
5. Prozesse umstellen (Q4 2026)
Stelle deine Rechnungsprozesse komplett auf E-Rechnung um.
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