Mahnung schreiben: Der komplette Guide mit Vorlagen
Unbezahlte Rechnungen sind ärgerlich - aber professionelles Mahnen kann das Problem lösen. In diesem Guide findest du Vorlagen für alle Mahnstufen und erfährst, wie du rechtssicher und trotzdem freundlich mahnst.
---
Das Wichtigste auf einen Blick
| Mahnstufe | Zeitpunkt | Ton | Gebühren |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 1-3 Tage überfällig | Freundlich | Keine |
| 1. Mahnung | 7-14 Tage | Bestimmt | Optional |
| 2. Mahnung | 14-21 Tage | Nachdrücklich | Ja (2-5 €) |
| 3./Letzte Mahnung | 21-30 Tage | Ernst | Ja + Verzugszinsen |
---
Wann darf ich mahnen?
Rechtliche Grundlagen
Der Schuldner ist in Verzug, wenn:
- Das Zahlungsziel überschritten ist
- Die Rechnung fällig war
- Eine Mahnung zugegangen ist (außer bei kalendermäßig bestimmtem Zahlungstermin)
Wichtig: Ohne vereinbartes Zahlungsziel gilt: 30 Tage nach Rechnungseingang = automatischer Verzug (§ 286 BGB).
Verzugsschaden berechtigt zu:
- Verzugszinsen: 5% über Basiszins (Verbraucher) / 9% über Basiszins (B2B)
- Mahngebühren: 2,50-5 € pro Mahnung (angemessen)
- Pauschale: 40 € für Betreibungskosten (nur B2B)
---
Die Zahlungserinnerung (Vorlage)
Vor der ersten Mahnung empfiehlt sich eine freundliche Erinnerung:
Betreff: Freundliche Erinnerung - Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
bei der Überprüfung unserer Konten ist uns aufgefallen, dass die oben
genannte Rechnung über [Betrag] € noch offen ist.
Sicher ist es nur ein Versehen - wir bitten Sie daher, die Zahlung
in den nächsten Tagen zu veranlassen.
Falls Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben
bitte als gegenstandslos.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firma]
Bankverbindung: [IBAN]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Wann versenden?
- 1-3 Tage nach Fälligkeit
- Per E-Mail ausreichend
- Keine Gebühren
---
1. Mahnung (Vorlage)
Betreff: 1. Mahnung - Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
leider ist die Zahlung unserer Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]
über [Betrag] € bis heute nicht bei uns eingegangen.
Das Zahlungsziel war der [Fälligkeitsdatum].
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag bis zum [neues Datum,
+7-10 Tage] auf unser Konto zu überweisen.
Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, bitten wir Sie, diese
Mahnung als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firma]
Rechnungsbetrag: [Betrag] €
Bankverbindung: [IBAN]
Verwendungszweck: Rechnung [Nr.]
Wichtige Hinweise:
- Sachlich, aber bestimmt
- Neue Zahlungsfrist setzen (7-10 Tage)
- Per Brief oder E-Mail (Nachweis empfohlen)
- Mahngebühren optional (0-3 €)
---
2. Mahnung (Vorlage)
Betreff: 2. Mahnung - Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] sowie der 1. Mahnung
vom [Datum] ist die Zahlung unserer Rechnung Nr. [Nummer] über
[Betrag] € leider immer noch nicht erfolgt.
Wir fordern Sie daher nachdrücklich auf, den Rechnungsbetrag
zuzüglich Mahngebühren bis spätestens [neues Datum, +7 Tage]
zu begleichen.
Offener Betrag: [Betrag] €
Mahngebühren: [Gebühr] €
Gesamtbetrag: [Summe] €
Sollte die Zahlung bis zum genannten Datum nicht eingehen,
sehen wir uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firma]
Bankverbindung: [IBAN]
Verwendungszweck: Mahnung [Rechnungs-Nr.]
Wichtige Hinweise:
- Verweis auf vorherige Mahnungen
- Mahngebühren ausweisen (2-5 €)
- Konsequenzen androhen
- Per Einschreiben empfohlen
---
3. Mahnung / Letzte Mahnung (Vorlage)
Betreff: LETZTE MAHNUNG - Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
trotz mehrfacher Aufforderung ist die Zahlung unserer Rechnung
Nr. [Nummer] vom [Datum] bis heute nicht erfolgt.
Hiermit setzen wir Ihnen eine letzte Frist bis zum [Datum, +7 Tage].
Offene Forderung:
- Rechnungsbetrag: [Betrag] €
- Mahngebühren: [Gebühr] €
- Verzugszinsen: [Zinsen] € (berechnet ab [Verzugsbeginn])
- Gesamtforderung: [Summe] €
Sollte bis zum genannten Datum kein Zahlungseingang zu verzeichnen
sein, werden wir ohne weitere Ankündigung:
1. Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten
2. Die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben
3. Die entstandenen Kosten zusätzlich geltend machen
Wir weisen darauf hin, dass weitere Kosten (Gerichtskosten,
Inkassogebühren, Anwaltskosten) zu Ihren Lasten gehen werden.
Eine Rücksendung von Waren oder Stornierung von Dienstleistungen
ist nach diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firma]
Bankverbindung: [IBAN]
Verwendungszweck: Letzte Mahnung [Rechnungs-Nr.]
Wichtige Hinweise:
- Verzugszinsen berechnen: Basiszins + 5% (Privat) bzw. 9% (B2B)
- Alle Kosten aufführen
- Konkrete Konsequenzen ankündigen
- Per Einschreiben mit Rückschein versenden
- Fristen dokumentieren
---
Verzugszinsen berechnen
Formel:
Verzugszinsen = Rechnungsbetrag × Zinssatz × (Verzugstage / 365)
Beispiel:
- Rechnungsbetrag: 1.000 €
- Verzugstage: 30 Tage
- Zinssatz: 9,12% (B2B, aktueller Stand)
1.000 € × 9,12% × (30 / 365) = 7,50 € Verzugszinsen
Tipp: Der aktuelle Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank veröffentlicht. Stand Januar 2025: 3,62%
---
Mahngebühren: Was ist erlaubt?
| Art | Betrag | Zulässig |
|---|---|---|
| 1. Mahnung | 0-3 € | Ja |
| 2. Mahnung | 2-5 € | Ja |
| 3. Mahnung | 5-10 € | Ja |
| Pauschale (B2B) | 40 € | Ja (einmalig) |
| Inkassodrohung | 0 € | Nicht zusätzlich |
Grundsatz:
Die Mahnkosten müssen angemessen sein. Gerichte akzeptieren in der Regel:
- 2,50 € pro Mahnung (Porto + Aufwand)
- Maximal 5 € bei aufwändiger Mahnung
- Die 40-€-Pauschale nur im B2B-Bereich
---
Mahnverfahren: Der Ablauf
Rechnung fällig
│
▼
[7 Tage warten]
│
▼
Zahlungserinnerung
│
▼
[7-14 Tage warten]
│
▼
1. Mahnung
│
▼
[7-14 Tage warten]
│
▼
2. Mahnung (+ Gebühren)
│
▼
[7-14 Tage warten]
│
▼
Letzte Mahnung (+ Verzugszinsen)
│
▼
[7 Tage warten]
│
▼
Gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso
---
Tipps für erfolgreiche Mahnungen
1. Timing ist alles
- Nicht zu früh mahnen (kann Kundenbeziehung schaden)
- Nicht zu spät mahnen (Verjährung nach 3 Jahren!)
- Regelmäßiger Rhythmus (alle 7-14 Tage)
2. Dokumentation
- Alle Mahnungen speichern
- Versanddatum notieren
- Bei Einschreiben: Beleg aufbewahren
3. Kommunikation
- Erreichbar bleiben für Rückfragen
- Ratenzahlung anbieten (bei guten Kunden)
- Telefonische Nachfrage kann helfen
4. Automatisierung
- Fällige Rechnungen automatisch erkennen
- Mahnstufen automatisch eskalieren
- Professionelle Software nutzen
Mit Clever Invoice werden Mahnungen automatisch erstellt und versendet. Du bestimmst die Stufen und Fristen - die Software erledigt den Rest. Inklusive Verzugszinsen-Berechnung!
---
Häufige Fehler beim Mahnen
❌ Zu emotionale Formulierungen
Schlecht: „Es ist unverschämt, dass Sie nicht zahlen!" Besser: „Leider ist die Zahlung noch nicht eingegangen."
❌ Drohungen ohne rechtliche Grundlage
Schlecht: „Wir werden Sie öffentlich bloßstellen!" Besser: „Wir werden die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben."
❌ Unrealistische Fristen
Schlecht: „Zahlen Sie sofort!" (keine Frist) Besser: „Bitte überweisen Sie bis zum 15.01.2025."
❌ Fehlende Angaben
Jede Mahnung braucht:
- Rechnungsnummer und -datum
- Ursprünglichen Betrag
- Mahngebühren (falls erhoben)
- Verzugszinsen (ab 2. Mahnung)
- Bankverbindung
---
Sonderfälle
Kunde ist insolvent
- Forderung beim Insolvenzverwalter anmelden
- Keine weiteren Mahnungen senden
- Rücklagen bilden
Kunde bestreitet Forderung
- Sachlich antworten
- Ggf. Kompromiss suchen
- Bei berechtigtem Einwand: Rechnung korrigieren
Ausländischer Kunde
- Europäischer Zahlungsbefehl möglich
- Mahnungen in Landessprache empfohlen
- Längere Fristen einplanen
---
Nach der letzten Mahnung
Option 1: Gerichtliches Mahnverfahren
- Online über mahngerichte.de
- Kosten: ~30-50 € (abhängig von Forderungshöhe)
- Dauer: 2-4 Wochen
- Vorteil: Vollstreckbarer Titel
Option 2: Inkasso
- Kosten: 15-30% der Forderung
- Kein eigener Aufwand
- Höhere Druckwirkung
- Nachteil: Teuer bei kleinen Beträgen
Option 3: Anwalt
- Bei komplexen Fällen
- Bei hohen Forderungen
- Bei Widerspruch im Mahnverfahren
---
Checkliste: Mahnung schreiben
Vor dem Versand prüfen:
- [ ] Rechnungsnummer korrekt?
- [ ] Betrag stimmt?
- [ ] Zahlungsziel war überschritten?
- [ ] Neue Frist gesetzt (7-14 Tage)?
- [ ] Bankverbindung angegeben?
- [ ] Mahngebühren angemessen?
- [ ] Verzugszinsen korrekt berechnet?
- [ ] Ton sachlich und professionell?
- [ ] Versandnachweis möglich?
---
Fazit: Professionell mahnen zahlt sich aus
✅ Bleib sachlich: Emotionen schaden der Kundenbeziehung ✅ Dokumentiere alles: Für den Notfall vor Gericht ✅ Eskaliere schrittweise: Von freundlich zu bestimmt ✅ Automatisiere: Spare Zeit und Nerven
Starte jetzt: Mit Clever Invoice automatisierst du dein komplettes Mahnwesen. Von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung - inklusive Verzugszinsen-Berechnung und Versand per E-Mail. Teste es kostenlos!