Du bist Kleinunternehmer und willst deine erste Rechnung schreiben - aber bist unsicher, was drauf muss? In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie eine rechtssichere Kleinunternehmer-Rechnung aussieht. Mit einer vollständigen Musterrechnung, allen Pflichtangaben nach § 34a UStDV und fertigen Formulierungen zum Kopieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten seit 2025 neue Regeln:
- Vorjahresumsatz maximal 25.000 Euro (netto)
- Umsatz im laufenden Jahr maximal 100.000 Euro
- Du weist keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus
- Du musst auf die Steuerbefreiung hinweisen
- Seit 2025 gilt eine vereinfachte Rechnungspflicht nach § 34a UStDV
Wichtig: Als Kleinunternehmer darfst du niemals Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen! Tust du es doch, schuldest du die Steuer dem Finanzamt - auch wenn du sie gar nicht erheben durftest.
Mehr zu den aktuellen Regeln findest du in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung 2025.
Die vollständige Musterrechnung
Hier siehst du eine komplette Kleinunternehmer-Rechnung mit allen Pflichtangaben. Jedes Element ist nummeriert - die Erklärungen findest du darunter.
Rechnungskopf:
- ❶ Max Mustermann - Webdesign & Beratung, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt, Tel: 0123/456789, E-Mail: max@mustermann.de
- ❷ An: Musterfirma GmbH, Frau Anna Beispiel, Beispielweg 42, 67890 Beispielstadt
- ❸ Datum: Musterstadt, 15.01.2025
Rechnungsdaten:
- ❹ Rechnungsnummer: 2025-001
- ❺ Steuernummer: 123/456/78901
- ❻ Leistungszeitraum: 08.01.2025 - 12.01.2025
Positionen:
| Pos. | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Erstellung einer responsiven Website für www.beispiel.de inkl. 5 Unterseiten, Kontaktformular und SEO-Grundoptimierung | 1.200,00 € |
| 2 | Einweisung in das Content-Management-System (2 Stunden) | 150,00 € |
| ❽ Gesamtbetrag: | 1.350,00 € |
❾ Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlungsinformationen:
Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto:
- Kontoinhaber: Max Mustermann
- IBAN: DE89 1234 5678 9012 3456 78
- BIC: DEUTDEDB123
- Verwendungszweck: Rechnung 2025-001
Alle Pflichtangaben im Detail erklärt
Hier die Erklärung zu jedem nummerierten Element:
❶ Dein vollständiger Name und Anschrift
Pflicht nach: § 34a Nr. 1 UStDV
Hier gehören hin:
- Dein vollständiger Vor- und Nachname (oder Firmenname)
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
Optional kannst du auch Telefon, E-Mail und Website angeben - das ist nicht Pflicht, wirkt aber professioneller.
❷ Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
Pflicht nach: § 34a Nr. 1 UStDV
Auch bei deinem Kunden musst du angeben:
- Vollständiger Name oder Firmenname
- Ansprechpartner (optional, aber empfohlen)
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro kannst du auf die Kundenanschrift verzichten (§ 33 UStDV).
❸ Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
Pflicht nach: § 34a Nr. 3 UStDV
Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst. Schreibe es im Format TT.MM.JJJJ, also z.B. „15.01.2025".
❹ Fortlaufende Rechnungsnummer
Empfohlen (nicht mehr zwingend Pflicht nach § 34a UStDV, aber dringend empfohlen)
Auch wenn § 34a UStDV die Rechnungsnummer nicht mehr ausdrücklich fordert, solltest du sie trotzdem angeben. Sie hilft dir bei der Buchhaltung und wird vom Finanzamt erwartet.
Bewährte Formate:
- 2025-001 (Jahr + fortlaufende Nummer)
- RE-2025-001 (Kürzel + Jahr + Nummer)
- 20250115-01 (Datum + Tagesnummer)
❺ Steuernummer oder USt-IdNr.
Pflicht nach: § 34a Nr. 2 UStDV
Du musst eine dieser Angaben machen:
- Deine Steuernummer vom Finanzamt, oder
- Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), oder
- Ab 2025 neu: Deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.)
Die meisten Kleinunternehmer nutzen die Steuernummer. Du findest sie auf deinem Steuerbescheid oder kannst sie beim Finanzamt erfragen.
❻ Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
Empfohlen (nicht mehr zwingend Pflicht nach § 34a UStDV)
Obwohl die neue Regelung das Leistungsdatum nicht mehr explizit fordert, ist die Angabe sinnvoll und empfehlenswert. Sie zeigt dem Kunden und dem Finanzamt, wann die Leistung erbracht wurde.
Mögliche Formulierungen:
- „Leistungszeitraum: 08.01.2025 - 12.01.2025"
- „Leistungsdatum: 15.01.2025"
- „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum."
❼ Menge und Art der Leistung
Pflicht nach: § 34a Nr. 4 UStDV
Beschreibe deine Leistung so, dass der Kunde (und das Finanzamt) versteht, was du geliefert oder geleistet hast:
- Bei Produkten: Anzahl und handelsübliche Bezeichnung
- Bei Dienstleistungen: Umfang und Art der Leistung
Sei konkret, aber nicht übertrieben detailliert.
Gute Beispiele:
- „Erstellung einer responsiven Website inkl. 5 Unterseiten und Kontaktformular"
- „Grafikdesign: Logo-Entwicklung inkl. 3 Entwürfen und 2 Korrekturschleifen"
- „Beratungsleistung: Marketing-Strategie für Social Media (4 Stunden)"
Schlechte Beispiele:
- „Arbeit"
- „Dienstleistung"
- „Diverses"
❽ Gesamtbetrag (Entgelt)
Pflicht nach: § 34a Nr. 5 UStDV
Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, gibt es keinen Unterschied zwischen Netto und Brutto. Du gibst einfach den Gesamtbetrag an.
Wichtig: Schreibe niemals „zzgl. MwSt." oder „netto" auf deine Rechnung! Als Kleinunternehmer ist dein Betrag immer der Endbetrag.
❾ Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Pflicht nach: § 34a Nr. 5 UStDV
Das ist der wichtigste Unterschied zur normalen Rechnung: Du musst erklären, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Formulierungen zum Kopieren:
Kurz und knapp: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Etwas ausführlicher: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."
Formal: „Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG."
Für internationale Kunden: „In accordance with § 19 UStG, no VAT is charged."
Kompakt: „Umsatzsteuerfrei nach § 19 UStG."
Wähle eine Formulierung aus und verwende sie einheitlich auf allen deinen Rechnungen.
Zusammenfassung: Alle Pflichtangaben auf einen Blick
| Nr. | Pflichtangabe | Rechtsgrundlage | Pflicht? |
|---|---|---|---|
| ❶ | Name und Anschrift (du) | § 34a Nr. 1 UStDV | Ja |
| ❷ | Name und Anschrift (Kunde) | § 34a Nr. 1 UStDV | Ja* |
| ❸ | Rechnungsdatum | § 34a Nr. 3 UStDV | Ja |
| ❹ | Rechnungsnummer | — | Empfohlen |
| ❺ | Steuernummer / USt-IdNr. / KU-IdNr. | § 34a Nr. 2 UStDV | Ja |
| ❻ | Leistungsdatum | — | Empfohlen |
| ❼ | Art und Umfang der Leistung | § 34a Nr. 4 UStDV | Ja |
| ❽ | Gesamtbetrag | § 34a Nr. 5 UStDV | Ja |
| ❾ | Hinweis auf § 19 UStG | § 34a Nr. 5 UStDV | Ja |
*Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € entfällt die Kundenadresse
Was sich 2025 geändert hat
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 gibt es seit dem 1. Januar 2025 einige wichtige Änderungen:
Neue Umsatzgrenzen:
- Vorjahresumsatz: max. 25.000 € (vorher 22.000 €)
- Umsatz im laufenden Jahr: max. 100.000 € (vorher 50.000 €)
Vereinfachte Rechnungsangaben (§ 34a UStDV):
Seit 2025 müssen Kleinunternehmer-Rechnungen nicht mehr alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum sind keine Pflicht mehr - wir empfehlen sie aber trotzdem anzugeben.
Keine E-Rechnungspflicht:
Kleinunternehmer sind auch nach 2027 nicht verpflichtet, E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) auszustellen. PDF-Rechnungen per E-Mail reichen weiterhin aus. Du musst aber E-Rechnungen von anderen empfangen und archivieren können.
Unterjähriger Wechsel:
Neu ab 2025: Überschreitest du die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr, musst du ab diesem Umsatz sofort Umsatzsteuer ausweisen - nicht erst ab dem nächsten Jahr.
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Umsatzsteuer ausweisen
Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Tust du es doch, schuldest du die Steuer dem Finanzamt nach § 14c Abs. 1 UStG.
- Falsch: „1.350,00 € zzgl. 19% MwSt."
- Richtig: „1.350,00 €" (ohne Steuerausweis)
Fehler 2: Hinweis auf § 19 UStG vergessen
Ohne den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist deine Rechnung unvollständig. Der Kunde könnte sich fragen, warum keine Steuer ausgewiesen wird.
Fehler 3: „Netto" oder „Brutto" schreiben
Diese Begriffe haben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung nichts zu suchen. Dein Betrag ist immer der Endbetrag.
Fehler 4: Steuernummer vergessen
Die Steuernummer (oder alternativ USt-IdNr.) ist Pflicht - auch als Kleinunternehmer.
Fehler 5: Unpräzise Leistungsbeschreibung
„Arbeit" oder „Dienstleistung" reicht nicht. Beschreibe konkret, was du geliefert oder geleistet hast.
Vorlage zum Kopieren
Hier eine einfache Textvorlage, die du anpassen kannst:
[Dein Name] [Deine Straße und Hausnummer] [PLZ Ort] Steuernummer: [Deine Steuernummer]
An: [Kundenname] [Straße und Hausnummer] [PLZ Ort]
RECHNUNG
Rechnungsnummer: [Jahr]-[Nummer] Datum: [Ort], [Datum] Leistungszeitraum: [Datum] - [Datum]
| Pos. | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | [Beschreibung deiner Leistung] | [Betrag] € |
| Gesamtbetrag: | [Betrag] € |
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlungsinformationen: Kontoinhaber: [Dein Name] IBAN: [Deine IBAN] BIC: [Dein BIC] Verwendungszweck: Rechnung [Nummer]
Zahlungsziel: 14 Tage
Vielen Dank für Ihren Auftrag!
Fazit
Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist kein Hexenwerk. Die wichtigsten Punkte:
- Niemals Umsatzsteuer ausweisen
- Immer auf § 19 UStG hinweisen
- Steuernummer nicht vergessen
- Leistung konkret beschreiben
- Rechnungsnummer und Leistungsdatum empfohlen
Mit der Musterrechnung und den Formulierungen in diesem Artikel bist du auf der sicheren Seite. Und wenn du dir das Ganze noch einfacher machen willst: Mit Clever Invoice erstellst du rechtssichere Kleinunternehmer-Rechnungen in Sekunden - der § 19-Hinweis ist automatisch dabei.
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