Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten – besonders E-Rechnungen. In diesem umfassenden Guide erfahren Sie alles über Peppol: Funktionsweise, Vorteile, Kosten und wie Sie als Unternehmen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz teilnehmen können.
Was ist Peppol?
Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online und ist ein EU-weites Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen (B2B) und mit Behörden (B2G).
Die Grundidee
Peppol wurde ursprünglich als EU-Projekt (2008-2012) entwickelt, um die grenzüberschreitende öffentliche Beschaffung zu vereinfachen. Heute ist es ein internationaler Standard für den sicheren, strukturierten Austausch von:
- E-Rechnungen (Hauptnutzung)
- Bestellungen (Purchase Orders)
- Auftragsbestätigungen (Order Response)
- Katalogen (Catalogue)
- Lieferscheinen (Despatch Advice)
Peppol heute (2026)
- 40+ Länder weltweit nutzen Peppol
- 500.000+ registrierte Teilnehmer (Unternehmen & Behörden)
- Millionen E-Rechnungen täglich über das Netzwerk
- Verwaltet von OpenPeppol (internationale Non-Profit-Organisation)
Wichtig: Peppol ist kein Format, sondern ein Netzwerk. Die Rechnungen werden im Peppol BIS Billing 3.0-Format (basierend auf EN 16931) übertragen.
Wie funktioniert Peppol?
Das Peppol-Netzwerk basiert auf einem dezentralen, sicheren 4-Corner-Modell:
Das 4-Corner-Modell
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Absender │ │ Empfänger │
│ (C1: Corner 1) │ (C4: Corner 4)
│ z.B. Sie │ │ z.B. Kunde │
└──────┬──────┘ └──────▲──────┘
│ │
│ sendet Rechnung empfängt Rechnung
│ │
▼ │
┌─────────────┐ Peppol Network ┌─────────────┐
│Access Point │ ◄────────────────────────────────────▶│Access Point │
│ (C2) │ (SML + SMP Lookup) │ (C3) │
│ Ihr Anbieter│ │Kunden- │
└─────────────┘ │Anbieter │
└─────────────┘
Die 4 Ecken (Corners):
- C1 (Sender): Sie erstellen eine E-Rechnung
- C2 (Sender Access Point): Ihr Peppol Access Point sendet die Rechnung ins Netzwerk
- C3 (Receiver Access Point): Der Access Point Ihres Kunden empfängt die Rechnung
- C4 (Receiver): Ihr Kunde erhält die Rechnung in seinem System
Kernkomponenten des Netzwerks
1. Access Point (AP)
- Tor ins Peppol-Netzwerk
- Validiert, verschlüsselt und versendet Dokumente
- Sie benötigen einen zertifizierten Access Point Provider
- Beispiele: Pagero, Basware, ecosio, PEPPOL.AT, SERES (CH)
2. Service Metadata Locator (SML)
- Zentrale Adressverzeichnis-Datenbank
- Findet den richtigen Access Point des Empfängers
- Managed von OpenPeppol
3. Service Metadata Publisher (SMP)
- Adressbuch jedes Access Points
- Gibt Auskunft über erreichbare Teilnehmer
- Listet unterstützte Dokumenttypen auf
4. Peppol-ID (Participant Identifier)
- Eindeutige Adresse jedes Teilnehmers im Netzwerk
- Format:
ISO-Code:Identifikationsnummer - Beispiele:
0088:4012345000003(GLN) oder9930:DE123456789(USt-IdNr.)
Peppol-ID: Ihre Adresse im Netzwerk
Die Peppol-ID ist Ihre eindeutige Identifikation im Peppol-Netzwerk – vergleichbar mit einer E-Mail-Adresse.
Aufbau einer Peppol-ID
Peppol-ID Format: [ICD]:[Identifier]
Beispiel: 0088:4012345678901
^^^^ ^^^^^^^^^^^^^^
ICD Ihre Nummer
ICD (ISO Code): Definiert den Typ der Identifikationsnummer
| ICD Code | Typ | Beispiel | Verwendung |
|---|---|---|---|
| 0088 | GLN (Global Location Number) | 0088:4012345678901 | International üblich |
| 9930 | USt-IdNr. (Deutschland) | 9930:DE123456789 | Deutschland |
| 9925 | UID (Österreich) | 9925:ATU12345678 | Österreich |
| 9956 | CHE-Nummer (Schweiz) | 9956:CHE123456789 | Schweiz |
| 9946 | Leitweg-ID (Deutschland) | 9946:991-12345-67-8 | Behörden DE |
Welche Peppol-ID sollten Sie verwenden?
Deutschland:
- Empfohlen: USt-IdNr. mit ICD 9930 →
9930:DE123456789 - Alternative: GLN mit ICD 0088 →
0088:4012345678901 - Behörden: Leitweg-ID mit ICD 9946 →
9946:991-12345-67-8
Österreich:
- Standard: UID mit ICD 9925 →
9925:ATU12345678
Schweiz:
- Standard: CHE-Nummer mit ICD 9956 →
9956:CHE123456789
Wichtig: Ihre Peppol-ID muss bei Ihrem Access Point Provider registriert werden, damit Sie Dokumente empfangen können.
Peppol BIS Billing 3.0: Das E-Rechnungsformat
Peppol nutzt das Peppol BIS Billing 3.0-Format für E-Rechnungen. Dies ist eine Implementierung des EN 16931-Standards.
Was ist BIS?
BIS = Business Interoperability Specification
- Definiert Geschäftsregeln für Dokumente
- Basiert auf EN 16931 (europäischer Standard)
- Verwendet UBL 2.1 oder CII als XML-Format
- Kompatibel mit XRechnung und ZUGFeRD
Peppol BIS Billing 3.0 Profil
Das aktuelle Peppol-Rechnungsprofil:
- Version: 3.0 (seit 2020)
- Basis: EN 16931-1:2017
- Syntax: UBL Invoice 2.1 oder CII D16B
- Pflichtfelder: Alle EN 16931-Pflichtfelder + Peppol-spezifische
- Zusätzliche Peppol-Elemente:
- Endpoint-ID (Peppol-ID des Empfängers) - Customization-ID (Profil-Kennung) - Scheme-ID (ICD-Code)
Beispiel UBL Invoice (Peppol)
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0
urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0
INV-2026-001
2026-01-11
380
4012345678901
Müller Consulting GmbH
DE987654321
Kunde AG
Kompatibilität: Peppol BIS Billing 3.0 ist 100% kompatibel mit XRechnung und ZUGFeRD (EN 16931-Profil). Sie können dieselbe Rechnung über Peppol und per E-Mail versenden.
Vorteile von Peppol
Für Unternehmen
✅ Automatisierung
- Rechnungen landen direkt im ERP-System des Empfängers
- Keine manuelle Erfassung mehr
- Schnellere Zahlungsabwicklung
✅ Internationale Reichweite
- 40+ Länder über ein Netzwerk erreichbar
- Keine länderspezifischen Portale oder Formate
- Einheitlicher Standard (EN 16931)
✅ Sicherheit & Zuverlässigkeit
- Verschlüsselte Übertragung (TLS)
- Zustellbestätigung (Message Delivery Notification)
- Authentifizierung über Access Point
✅ Kosteneffizienz
- Geringere Porto- und Druckkosten
- Weniger manuelle Arbeit
- Schnellere Bezahlung (durchschnittlich 5-7 Tage früher)
Für Behörden
✅ Pflichterfüllung
- EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt E-Rechnungen vor
- Peppol ist in vielen EU-Ländern Standard für Behörden-Rechnungen
✅ Prozessoptimierung
- Automatische Weiterleitung an zuständige Abteilung
- Schnellere Rechnungsprüfung
- Geringere Fehlerquote
Peppol vs. andere Übertragungswege
| Vergleichskriterium | Peppol | E-Mail (PDF) | ZRE-Portal | De-Mail |
|---|---|---|---|---|
| Format | UBL/CII (Peppol BIS) | Beliebig | XRechnung/ZUGFeRD | Beliebig |
| Automatisierung | ✅ Voll automatisch | ❌ Manuelle Erfassung | ⚠️ Portal-Login nötig | ⚠️ Portal-Login nötig |
| International | ✅ 40+ Länder | ✅ Weltweit | ❌ Nur Deutschland | ❌ Nur Deutschland |
| Zustellsicherheit | ✅ Garantiert | ⚠️ Spam-Filter-Risiko | ✅ Garantiert | ✅ Garantiert |
| Kosten | 0,10-0,50€/Rechnung | 0€ (E-Mail) | 0€ (für Lieferanten) | ~0,50€/Nachricht |
| Anmeldung | Access Point benötigt | Keine | Pro Behörde einzeln | De-Mail-Account |
| B2B | ✅ Ideal | ✅ Möglich | ❌ Nur B2G | ✅ Möglich |
| B2G (Behörden) | ✅ Akzeptiert | ❌ Oft nicht akzeptiert | ✅ Standard in DE | ✅ Akzeptiert |
Fazit: Peppol ist ideal für Unternehmen mit vielen B2B-Kunden oder internationalen Geschäftspartnern. Für einzelne Behörden-Rechnungen kann ein ZRE-Portal ausreichen.
Access Point Provider: Anbieter & Kosten
Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen zertifizierten Access Point Provider. Hier eine Übersicht:
Access Point Provider in Deutschland
| Anbieter | Kosten (ca.) | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Pagero | 0,15-0,30€/Dokument | Global, große Kunden |
| Basware | 0,20-0,40€/Dokument | ERP-Integrationen |
| ecosio | 0,10-0,25€/Dokument | DACH-Fokus |
| IBM Sterling B2B | Individuell | Enterprise-Lösung |
| Tradeshift | Freemium-Modell | Cloud-Plattform |
Access Point Provider in Österreich
| Anbieter | Kosten (ca.) | Besonderheiten |
|---|---|---|
| PEPPOL.AT | 0,15€/Dokument | Offizieller österr. AP |
| ecosio | 0,10-0,25€/Dokument | DACH-Fokus |
| Pagero | 0,15-0,30€/Dokument | International |
Access Point Provider in der Schweiz
| Anbieter | Kosten (ca.) | Besonderheiten |
|---|---|---|
| SERES | 0,20-0,35€/Dokument | Schweiz-Fokus |
| Pagero | 0,15-0,30€/Dokument | International |
| Post CH | Individuell | Swisscom-Lösung |
Kostenbeispiele
Kleines Unternehmen (50 Rechnungen/Monat):
- 50 × 0,20€ = 10€/Monat
- Setup-Gebühr: 0-200€ (einmalig)
Mittelständisches Unternehmen (500 Rechnungen/Monat):
- 500 × 0,15€ = 75€/Monat
- Setup-Gebühr: 200-1.000€ (einmalig)
Großunternehmen (5.000 Rechnungen/Monat):
- 5.000 × 0,10€ = 500€/Monat
- Setup-Gebühr: 1.000-10.000€ (einmalig)
Tipp: Viele Rechnungssoftware-Anbieter (wie Clever Invoice) bieten integrierten Peppol-Zugang an – oft günstiger als separate Access Points.
Schritt-für-Schritt: Peppol starten
Phase 1: Vorbereitung
1. Prüfen Sie Ihre Rechnungssoftware
- Unterstützt Ihre Software Peppol?
- Kann sie UBL oder CII erzeugen?
- Ist eine Access Point-Integration vorhanden?
2. Access Point Provider wählen
- Vergleichen Sie Anbieter (siehe Tabelle oben)
- Achten Sie auf Kosten pro Dokument
- Prüfen Sie ERP/Software-Integrationen
3. Peppol-ID festlegen
- Nutzen Sie Ihre USt-IdNr. (Deutschland: ICD 9930)
- Oder registrieren Sie eine GLN (ICD 0088)
- Für Behörden: Leitweg-ID (ICD 9946)
Phase 2: Registrierung
4. Access Point beauftragen
- Vertrag mit Access Point Provider abschließen
- Technische Zugangsdaten erhalten
- Setup-Gebühr bezahlen (0-1.000€)
5. Peppol-ID registrieren
- Access Point Provider registriert Ihre Peppol-ID im SMP
- Sie erhalten eine Bestätigung
- Ab jetzt können Sie Dokumente empfangen
6. Software anbinden
- API-Verbindung oder Plugin installieren
- Test-Rechnungen versenden
- Validierung durchführen
Phase 3: Produktivstart
7. Kunden informieren
- Teilen Sie Ihre Peppol-ID mit
- Senden Sie Test-Rechnung
- Bieten Sie Hilfe bei der Einrichtung
8. Erste Rechnung versenden
- Rechnung in Software erstellen
- Über Peppol versenden statt per E-Mail
- Zustellbestätigung abwarten
9. Monitoring & Optimierung
- Überwachen Sie Zustellquoten
- Prüfen Sie Ablehnungen (falls vorhanden)
- Optimieren Sie Prozesse
Zeitrahmen: Von der Entscheidung bis zur ersten Peppol-Rechnung dauert es typischerweise 2-4 Wochen.
Peppol in Deutschland, Österreich & Schweiz
Deutschland
Status: Peppol ist akzeptiert, aber nicht Pflicht
- Behörden (Bund): XRechnung via ZRE-Portal ist Standard, Peppol wird akzeptiert
- Behörden (Länder): Unterschiedlich – manche bevorzugen Peppol (z.B. Bremen)
- B2B: Wachsende Akzeptanz, besonders bei Großunternehmen
- Teilnehmer: ~15.000 registrierte Peppol-IDs (Stand 2026)
Empfehlung: Nutzen Sie Peppol für internationale Kunden und Großunternehmen. Für Behörden prüfen Sie die Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes.
Österreich
Status: Peppol wird stark gefördert
- Behörden: Peppol ist Standard für B2G-Rechnungen
- B2B: Hohe Akzeptanz, viele Unternehmen nutzen PEPPOL.AT
- Teilnehmer: ~20.000 registrierte Peppol-IDs (Stand 2026)
- Besonderheit: ebInterface ist alternatives Format, aber Peppol wächst
Empfehlung: In Österreich ist Peppol erste Wahl für E-Rechnungen.
Schweiz
Status: Peppol gewinnt an Bedeutung
- Behörden: Peppol wird akzeptiert, aber nicht flächendeckend Standard
- B2B: Wachsende Akzeptanz
- Teilnehmer: ~5.000 registrierte Peppol-IDs (Stand 2026)
- Besonderheit: QR-Rechnung ist für Zahlungen wichtiger
Empfehlung: Peppol ist sinnvoll für internationale Geschäftsbeziehungen und Großkunden.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem #1: Kunde hat keine Peppol-ID
Situation: Sie möchten über Peppol versenden, aber Ihr Kunde ist nicht im Peppol-Netzwerk registriert.
Lösung:
- Option 1: Senden Sie die Rechnung per E-Mail (PDF/ZUGFeRD)
- Option 2: Überzeugen Sie den Kunden, Peppol zu nutzen (Vorteile aufzeigen)
- Option 3: Nutzen Sie einen Hybrid-Service (manche Access Points senden automatisch per E-Mail, wenn Empfänger nicht im Peppol-Netzwerk)
Problem #2: Rechnung wird abgelehnt
Situation: Die Peppol-Rechnung wird vom Empfänger-Access-Point abgelehnt.
Häufige Gründe:
- Ungültige Peppol-ID des Empfängers
- Validierungsfehler im UBL/CII-Format
- Fehlende Pflichtfelder (EN 16931)
- Falsche Customization-ID
Lösung:
- Prüfen Sie die Peppol-ID des Empfängers (SMP-Lookup)
- Validieren Sie die Rechnung mit einem Validator
- Kontaktieren Sie Ihren Access Point Provider
- Prüfen Sie die Fehlermeldung genau
Problem #3: Hohe Kosten bei vielen Rechnungen
Situation: 0,20€ pro Rechnung × 10.000 Rechnungen = 2.000€/Monat
Lösung:
- Verhandeln Sie mit Ihrem Access Point Provider (Volumen-Rabatte)
- Wechseln Sie zu einem günstigeren Provider
- Nutzen Sie Rechnungssoftware mit integriertem Peppol (oft günstiger)
Beispiel: Clever Invoice bietet Peppol-Versand ab dem Professional-Tarif inklusive – keine Zusatzkosten pro Rechnung.
Problem #4: Kein Access Point für kleine Unternehmen
Situation: Die meisten Access Points verlangen Mindestvolumen oder hohe Setup-Kosten.
Lösung:
- Nutzen Sie Rechnungssoftware mit integriertem Peppol
- Schauen Sie nach Freemium-Modellen (z.B. Tradeshift)
- Warten Sie auf die E-Rechnungspflicht 2027/2028 – dann werden mehr günstige Anbieter kommen
Peppol vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?
Eine häufige Verwechslung – hier die Klarstellung:
| Merkmal | Peppol | XRechnung |
|---|---|---|
| Typ | Netzwerk (Infrastruktur) | Format (Standard) |
| Funktion | Übermittlung von Dokumenten | Definition der Rechnungsinhalte |
| Format | Nutzt Peppol BIS Billing (UBL/CII) | UBL 2.1 oder CII D16B |
| Basis | EN 16931 | EN 16931 |
| Verwendung | International (40+ Länder) | Deutschland (Behörden) |
| Kosten | 0,10-0,50€/Rechnung | 0€ (Format ist kostenlos) |
Wichtig: Sie können XRechnung über Peppol versenden! XRechnung ist das Format, Peppol ist der Übertragungsweg.
XRechnung (Format) ───▶ Peppol (Netzwerk) ───▶ Empfänger
│ │ │
UBL/CII Access Points Automatisch ins ERP
Mehr Details: XRechnung vs. ZUGFeRD: Der vollständige Vergleich
Peppol und die E-Rechnungspflicht 2027/2028
Ab 2027 (große Unternehmen) bzw. 2028 (alle Unternehmen) besteht in Deutschland Versandpflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich.
Wird Peppol Pflicht?
Nein, aber sehr sinnvoll:
- E-Rechnungen müssen EN 16931-konform sein
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD (oder gleichwertig)
- Übertragungsweg: Nicht vorgeschrieben – E-Mail, Peppol, ZRE-Portal, De-Mail sind alle erlaubt
Warum Peppol trotzdem nutzen?
✅ Automatisierung: Direkte Systemintegration beim Empfänger ✅ Zustellsicherheit: Keine Spam-Filter, keine verlorenen E-Mails ✅ Skalierbarkeit: Bei vielen Kunden effizienter als E-Mail ✅ International: Für grenzüberschreitende Geschäfte ideal ✅ Zukunftssicher: EU-weit wachsender Standard
Prognose: Bis 2030 wird Peppol vermutlich Standard im B2B-Bereich sein, ähnlich wie heute E-Mail.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
1. Brauche ich Peppol für E-Rechnungen in Deutschland?
Nein, Peppol ist nicht Pflicht für die E-Rechnungspflicht 2027/2028. Sie können E-Rechnungen auch per E-Mail (ZUGFeRD-PDF) oder über ZRE-Portale (für Behörden) versenden.
Aber: Peppol bietet Vorteile bei Automatisierung, Zustellsicherheit und internationaler Reichweite.
2. Was kostet Peppol für ein kleines Unternehmen?
Typische Kosten:
- Access Point: 0,10-0,25€ pro versendete Rechnung
- Setup-Gebühr: 0-200€ (einmalig)
- Empfang: Meist kostenlos
Beispiel: 50 Rechnungen/Monat × 0,20€ = 10€/Monat
Alternative: Nutzen Sie Rechnungssoftware mit integriertem Peppol (z.B. Clever Invoice ab 12€/Monat inkl. unbegrenzter Peppol-Rechnungen).
3. Wie finde ich die Peppol-ID meines Kunden?
3 Möglichkeiten:
- Fragen Sie Ihren Kunden direkt nach seiner Peppol-ID
- SMP-Lookup: Nutzen Sie Online-Tools wie Peppol Directory
- Ihr Access Point Provider kann die Suche durchführen
Format: Die Peppol-ID sieht z.B. so aus: 0088:4012345678901 oder 9930:DE123456789
4. Kann ich Peppol auch für Rechnungen an Privatpersonen nutzen?
Nein, Peppol ist nur für B2B und B2G (Business-to-Business und Business-to-Government). Privatpersonen können keine Peppol-ID haben.
Für B2C-Rechnungen verwenden Sie weiterhin PDF per E-Mail oder Papier-Rechnungen.
5. Was ist der Unterschied zwischen Peppol und ELSTER?
ELSTER = Elektronische Steuererklärung (Finanzamt) Peppol = Netzwerk für Geschäftsdokumente (E-Rechnungen)
- ELSTER: Für Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldung, etc.
- Peppol: Für E-Rechnungen an Kunden und Behörden
Keine Verbindung zwischen den beiden Systemen.
6. Ist Peppol DSGVO-konform?
Ja, Peppol erfüllt die DSGVO-Anforderungen:
- Verschlüsselte Übertragung (TLS)
- Zertifizierte Access Points mit EU-Datenschutz
- Keine zentrale Speicherung (dezentrales Netzwerk)
- Audit-Trails für Nachvollziehbarkeit
Achten Sie darauf, dass Ihr Access Point Provider DSGVO-zertifiziert ist.
7. Kann ich Peppol mit meiner ERP-Software verwenden?
Ja, die meisten modernen ERP-Systeme unterstützen Peppol:
- SAP: Über SAP Ariba oder Add-ons
- Microsoft Dynamics: Über Partner-Lösungen (z.B. Pagero)
- DATEV: Über DATEV Unternehmen online
- lexoffice, sevDesk, etc.: Integrierte Peppol-Unterstützung
Fragen Sie Ihren Software-Anbieter nach Peppol-Integrationen oder nutzen Sie eine API-Anbindung über Ihren Access Point Provider.
8. Muss ich für den Empfang von Peppol-Rechnungen bezahlen?
Nein, der Empfang ist meist kostenlos. Sie zahlen nur für das Versenden von Rechnungen (0,10-0,50€ pro Rechnung).
Aber: Sie benötigen trotzdem einen Access Point Provider und müssen Ihre Peppol-ID registrieren lassen.
Zusammenfassung: Peppol in 60 Sekunden
✅ Peppol = Internationales Netzwerk für E-Rechnungen (40+ Länder, 500.000+ Teilnehmer)
✅ 4-Corner-Modell: Sender → Access Point → Peppol-Netzwerk → Access Point → Empfänger
✅ Peppol-ID: Eindeutige Adresse (z.B. 9930:DE123456789 für deutsche USt-IdNr.)
✅ Format: Peppol BIS Billing 3.0 (basierend auf EN 16931, kompatibel mit XRechnung/ZUGFeRD)
✅ Kosten: 0,10-0,50€ pro versendete Rechnung + einmalige Setup-Gebühr
✅ Vorteile: Automatisierung, Zustellsicherheit, internationale Reichweite
✅ Deutschland: Akzeptiert, aber nicht Pflicht (E-Mail ist auch erlaubt)
✅ Einstieg: Access Point Provider wählen → Peppol-ID registrieren → Software anbinden (2-4 Wochen)
Nächste Schritte
- Peppol-Übersicht - Mehr Informationen zu Peppol
- E-Rechnung Software testen - Mit integriertem Peppol-Zugang
- EN 16931 Standard verstehen - Technische Grundlage
- XRechnung vs. ZUGFeRD - Format-Vergleich
- E-Rechnung 2026 Komplett-Guide - Pflichten & Fristen
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*Dieser Artikel wurde von Anna Fischer, Expertin für elektronische Rechnungsstellung, verfasst.*