Der rote und der orange Einzahlungsschein gehören der Vergangenheit an. Seit dem 30. September 2022 akzeptieren Schweizer Banken ausschliesslich die QR-Rechnung. Für Unternehmen, die in der Schweiz oder mit Schweizer Kunden arbeiten, ist das Thema damit Pflicht. In diesem Guide erfährst du alles, was du über die QR-Rechnung wissen musst - von den technischen Anforderungen bis zur praktischen Umsetzung.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist der moderne Schweizer Standard für Zahlungen. Sie ersetzt die bisherigen Einzahlungsscheine (ESR, ES) durch einen einheitlichen Zahlungsteil mit integriertem Swiss QR-Code.
Der QR-Code enthält alle zahlungsrelevanten Informationen in maschinenlesbarer Form:
- IBAN des Empfängers
- Betrag und Währung (CHF oder EUR)
- Name und Adresse des Zahlungsempfängers
- Referenznummer (optional)
- Zusätzliche Informationen
Das Besondere: Kunden können den QR-Code einfach mit ihrer Banking-App scannen. Alle Daten werden automatisch übernommen - Tippfehler und manuelle Eingaben gehören der Vergangenheit an.
Warum wurde die QR-Rechnung eingeführt?
Die Umstellung auf die QR-Rechnung war Teil der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs (ISO 20022). Die wichtigsten Gründe:
Effizienz: Der QR-Code ermöglicht die vollautomatische Verarbeitung von Zahlungen. Keine manuellen Eingaben, keine Lesefehler.
Flexibilität: Anders als die alten Einzahlungsscheine unterstützt die QR-Rechnung sowohl CHF als auch EUR. Internationale Geschäfte werden einfacher.
Zukunftssicherheit: Der Standard basiert auf internationalen Normen und ist für weitere Entwicklungen offen.
Kostenreduktion: Weniger manuelle Verarbeitung bedeutet geringere Kosten - sowohl bei Banken als auch bei Unternehmen.
Aufbau der QR-Rechnung
Eine QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen, die unten auf der Rechnung platziert werden:
Empfangsschein (links)
Der Empfangsschein ist 62 mm breit und dient als Quittung für Zahlungen am Postschalter. Er enthält:
- Konto (IBAN)
- Zahlbar an (Empfänger)
- Referenz (falls vorhanden)
- Zahlbar durch (Zahlungspflichtiger, falls bekannt)
- Betrag
- Annahmestelle
Zahlteil (rechts)
Der Zahlteil ist 148 mm breit und enthält alle Informationen für die elektronische Zahlung:
- Swiss QR-Code (46 × 46 mm)
- Betrag
- Konto (IBAN)
- Referenz
- Zusätzliche Informationen
- Zahlbar durch
Wichtig: Die Masse und Positionen sind genau definiert. Der QR-Code muss immer 46 × 46 mm gross sein und an der vorgeschriebenen Position stehen. Abweichungen können dazu führen, dass die Rechnung nicht verarbeitet werden kann.
Die drei Varianten der QR-Rechnung
Je nach Anwendungsfall gibt es drei Varianten:
1. QR-Rechnung mit QR-Referenz
Diese Variante entspricht dem bisherigen orangen Einzahlungsschein (ESR). Sie nutzt eine 27-stellige Referenznummer, die der Empfänger selbst vergibt.
Vorteile:
- Einfache Zuordnung eingehender Zahlungen
- Bewährtes System, das viele Unternehmen bereits kennen
- Optimal für wiederkehrende Rechnungen
Voraussetzung: QR-IBAN (spezielle IBAN, die mit QR beginnt)
2. QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR)
Diese internationale Variante nutzt die ISO-11649-Referenz. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit internationalen Kunden.
Vorteile:
- International standardisiert
- Funktioniert auch für SEPA-Zahlungen
- Prüfziffer für Fehlerkorrektur
Voraussetzung: Normale IBAN
3. QR-Rechnung ohne Referenz
Die einfachste Variante - ohne Referenznummer. Der Zahlungspflichtige wird im Feld "Zusätzliche Informationen" identifiziert.
Geeignet für:
- Einmalige Zahlungen
- Spenden
- Situationen, in denen keine automatische Zuordnung nötig ist
Voraussetzung: Normale IBAN
| Variante | Referenz | IBAN-Typ | Automatische Zuordnung |
|---|---|---|---|
| QR-Referenz | 27-stellig | QR-IBAN | Ja, sehr gut |
| SCOR | ISO 11649 | Normale IBAN | Ja, gut |
| Ohne Referenz | Keine | Normale IBAN | Nur manuell |
Technische Anforderungen
Der Swiss QR-Code
Der QR-Code muss exakt den Spezifikationen entsprechen:
- Grösse: 46 × 46 mm (ohne Randzone)
- Ruhezone: Mindestens 5 mm weisser Rand um den Code
- Fehlerkorrektur: Level M (15% Redundanz)
- Schweizer Kreuz: Mittig im QR-Code platziert
Der QR-Code enthält strukturierte Daten im UTF-8-Format:
SPC (Header)
0200 (Version)
1 (Coding Type)
CH4431999123000889012 (IBAN)
S (Adresstyp)
Muster AG (Name)
Musterstrasse 1 (Strasse)
8000 (PLZ)
Zürich (Ort)
CH (Land)
...
Papier und Druck
- Papierformat: A4 oder A5
- Perforation: Der Zahlteil muss abtrennbar sein (Perforation oder Schnittmarken)
- Druckqualität: Mindestens 300 dpi für den QR-Code
- Farbe: Schwarz auf weiss (keine farbigen QR-Codes)
Schriftarten
Für die Textangaben sind nur bestimmte Schriftarten erlaubt:
- Arial
- Frutiger
- Helvetica
- Liberation Sans
So erstellst du QR-Rechnungen
Manuelle Erstellung
Für einzelne Rechnungen bietet die PostFinance einen kostenlosen QR-Generator an. Für regelmässige Rechnungen ist das aber zu aufwändig.
Mit Buchhaltungssoftware
Die meisten Schweizer Buchhaltungsprogramme unterstützen QR-Rechnungen:
- Bexio
- Abacus
- Run my Accounts
- Klara
Mit Clever Invoice
Mit Clever Invoice erstellst du QR-Rechnungen automatisch. Du gibst einfach deine Rechnungsdaten ein - oder diktierst sie per Sprache - und das System generiert den korrekten Swiss QR-Code.
So funktioniert's:
- Erstelle dein Konto und hinterlege deine Schweizer IBAN
- Erstelle eine Rechnung (manuell, per Chat oder Spracheingabe)
- Der QR-Zahlungsteil wird automatisch generiert
- Lade die PDF herunter oder versende sie direkt
Das Besondere: Clever Invoice erstellt automatisch die korrekte QR-Rechnung nach Schweizer Standard - inklusive Empfangsschein, Swiss QR-Code und allen Pflichtangaben.
Tipp: Mit Clever Invoice für die Schweiz erstellst du QR-Rechnungen in Sekunden. Einfach Rechnung schreiben - der Rest passiert automatisch.
Häufige Fehler vermeiden
1. Falsche IBAN verwenden
Für QR-Rechnungen mit QR-Referenz benötigst du eine spezielle QR-IBAN. Diese erhältst du von deiner Bank. Eine normale IBAN funktioniert nur für Rechnungen mit SCOR-Referenz oder ohne Referenz.
2. QR-Code zu klein oder verzerrt
Der QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross sein. Kleinere oder verzerrte Codes können von Banking-Apps nicht gelesen werden.
3. Fehlende Perforation
Wenn du Rechnungen selbst druckst, achte auf die Perforation oder Schnittmarken. Ohne diese ist die Rechnung technisch ungültig.
4. Falsche Positionierung
Der Zahlteil muss am unteren Rand der Rechnung stehen. Die Masse sind genau vorgeschrieben - halte dich daran.
5. Zusatzinformationen vergessen
Das Feld "Zusätzliche Informationen" kann für Mitteilungen an den Zahlungsempfänger genutzt werden. Vergiss nicht, hier wichtige Hinweise wie Rechnungsnummer oder Bestellreferenz einzutragen.
QR-Rechnung und internationale Kunden
Die QR-Rechnung ist ein Schweizer Standard und wird primär von Schweizer Banken unterstützt. Für internationale Kunden gibt es folgende Optionen:
EU-Kunden: Können die Zahlung als SEPA-Überweisung ausführen. Die IBAN und der Betrag aus dem QR-Code funktionieren auch für Auslandsüberweisungen.
Andere Länder: Hier ist eine klassische Banküberweisung mit IBAN und BIC nötig. Die QR-Rechnung enthält alle dafür nötigen Informationen.
TWINT-Integration: Einige Anbieter ermöglichen auch die Zahlung per TWINT direkt aus dem QR-Code heraus.
Checkliste: QR-Rechnung richtig umsetzen
✅ QR-IBAN bei der Bank beantragen (für QR-Referenz)
✅ Software mit QR-Rechnungs-Unterstützung einsetzen
✅ Testrechnung erstellen und mit Banking-App prüfen
✅ Druckqualität kontrollieren (QR-Code muss scharf sein)
✅ Perforation oder Schnittmarken nicht vergessen
✅ Referenznummern-System für Debitorenbuchhaltung einrichten
✅ Mitarbeiter über neues Format informieren
Fazit: QR-Rechnung ist Pflicht - und eine Chance
Die Umstellung auf die QR-Rechnung ist für Schweizer Unternehmen keine Option, sondern Pflicht. Aber sie ist auch eine Chance: Schnellere Zahlungen, weniger Fehler und ein professionelles Erscheinungsbild.
Mit der richtigen Software ist die Umsetzung einfach. Du erstellst deine Rechnungen wie gewohnt - die QR-Rechnung wird automatisch generiert. Deine Kunden scannen den Code mit ihrer Banking-App und bezahlen in Sekunden. Keine Tippfehler, keine Zahlungsausfälle durch falsche Kontonummern.
Jetzt starten: Mit Clever Invoice erstellst du QR-Rechnungen in Sekunden - vollautomatisch, rechtskonform und professionell. Kostenlos registrieren und sofort loslegen.