Als Eventmanager jonglierst du mit vielen Bällen gleichzeitig: Location, Catering, Technik, Künstler, Dekoration - und am Ende muss alles korrekt abgerechnet werden. In diesem Guide zeige ich dir, wie du professionelle Eventmanager-Rechnungen erstellst.
Warum Eventmanager besondere Rechnungen brauchen
Eventplanung ist komplex. Du bietest nicht nur eine Dienstleistung an, sondern koordinierst viele:
- Deine Planungsleistung (Konzeption, Organisation, Koordination)
- Durchlaufposten (Kosten, die du im Namen des Kunden auslegst)
- Vermittelte Dienstleister (Catering, Technik, Dekoration)
- Projektmanagement (vor Ort, Auf- und Abbau)
Das erfordert eine strukturierte Rechnung, die alles transparent aufschlüsselt.
Abrechnungsmodelle für Eventmanager
1. Pauschalhonorar (All-Inclusive)
Du berechnest einen festen Prozentsatz des Eventbudgets oder einen Pauschalpreis:
| Eventgröße | Typisches Honorar |
|---|---|
| Klein (bis 5.000 €) | 15-25% des Budgets |
| Mittel (5.000-25.000 €) | 12-18% des Budgets |
| Groß (25.000-100.000 €) | 8-15% des Budgets |
| Sehr groß (über 100.000 €) | 5-10% des Budgets |
Vorteil: Einfache Abrechnung, klare Kosten für den Kunden Nachteil: Risiko bei Scope Creep
2. Stundensatz plus Durchlaufposten
Du berechnest deine Zeit separat und reichst alle Kosten durch:
Planungsleistungen: X Stunden × 75-150 €/Std
+ Durchlaufposten (Location, Catering, etc.)
= Gesamtbetrag
Vorteil: Faire Vergütung bei aufwendigen Events Nachteil: Mehr Dokumentationsaufwand
3. Hybridmodell
Kombination aus Grundhonorar und erfolgsabhängiger Komponente:
Planungspauschale: 3.000 €
+ 10% des Eventbudgets über 30.000 €
+ Durchlaufposten nach Aufwand
Durchlaufposten richtig abrechnen
Durchlaufposten sind Kosten, die du im Namen des Kunden verauslagst. Sie sind umsatzsteuerlich neutral - du reichst sie einfach durch.
Voraussetzungen für Durchlaufposten
- Im Namen und für Rechnung des Kunden - Du handelst nur als Vermittler
- Keine eigene Leistung - Du fügst keinen Mehrwert hinzu
- Nachweis erforderlich - Originalrechnungen beifügen
So weist du Durchlaufposten aus
Position: Durchlaufende Posten
Location "Eventhaus Berlin" (15.11.2025):
- Saalmiete lt. Rechnung Nr. 2025-456: 2.500,00 €
- Technikpauschale lt. Rechnung Nr. 2025-457: 800,00 €
Catering Gourmet GmbH:
- 100 Personen × 45 € lt. Rechnung 2025-C892: 4.500,00 €
Blumenservice Rosenzauber:
- Dekoration lt. Rechnung 2025-1234: 650,00 €
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Durchlaufposten gesamt: 8.450,00 €
Hinweis: Durchlaufende Posten gemäß §10 Abs. 1 S. 5 UStG.
Originalrechnungen siehe Anlage.
Wichtig: Auf Durchlaufposten berechnest du keine USt - die ist bereits in den Originalrechnungen enthalten.
Musterrechnung Eventplanung
RECHNUNG Nr. 2025-EV-024
Kunde: Innovate GmbH
Musterstraße 123
10115 Berlin
Event: Firmenjubiläum 25 Jahre Innovate
Datum: 15. November 2025
Gäste: 150 Personen
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TEIL 1: PLANUNGSLEISTUNGEN
Position 1: Konzeption und Planung
- Erstgespräch und Briefing (2 Std)
- Konzeptentwicklung und Präsentation
- Locationsuche (3 Besichtigungen)
- Angebotseinholung (8 Dienstleister)
- Koordination und Abstimmung
Pauschal: 2.800,00 €
Position 2: Projektmanagement vor Ort
- Aufbaukoordination (4 Std)
- Eventbegleitung (6 Std)
- Abbaukoordination (2 Std)
12 Stunden × 95,00 €: 1.140,00 €
Position 3: Künstlerbetreuung
- Koordination mit Live-Band
- Technische Abstimmung
- Backstage-Management
Pauschal: 350,00 €
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Zwischensumme Planungsleistungen: 4.290,00 €
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TEIL 2: DURCHLAUFENDE POSTEN
Location Eventpalast:
- Saalmiete 15.11.2025: 3.200,00 €
- Bestuhlung Theater 150 Pers.: 450,00 €
(Rechnung Nr. EP-2025-789)
Catering Deluxe GmbH:
- Flying Buffet 150 Pers. × 55 €: 8.250,00 €
- Getränkepauschale 150 Pers. × 25 €: 3.750,00 €
- Service-Personal (8 Std, 6 Pers.): 1.440,00 €
(Rechnung Nr. CD-2025-1456)
Technik & Sound Berlin:
- PA-Anlage inkl. Techniker: 1.200,00 €
- Lichtanlage: 600,00 €
- Beamer + Leinwand: 350,00 €
(Rechnung Nr. TSB-2025-234)
Live-Band "The Groove":
- Auftritt 3 Std inkl. Auf-/Abbau: 2.500,00 €
(Rechnung Nr. TG-2025-56)
Dekoration & Floristik:
- Tischdeko 15 Tische: 675,00 €
- Eingangsdekoration: 320,00 €
(Rechnung Nr. BF-2025-892)
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Durchlaufende Posten gesamt: 22.735,00 €
(Originalrechnungen siehe Anlage)
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ZUSAMMENFASSUNG
Planungsleistungen netto: 4.290,00 €
zzgl. 19% USt: 815,10 €
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Planungsleistungen brutto: 5.105,10 €
Durchlaufende Posten: 22.735,00 €
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GESAMTBETRAG: 27.840,10 €
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Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf:
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
BIC: COBADEFFXXX
Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
Anzahlungen und Teilrechnungen
Bei Events ist es üblich, Vorauszahlungen zu verlangen:
Typischer Zahlungsplan
| Zeitpunkt | Anteil | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bei Buchung | 30-50% | Anzahlung/Planungsbeginn |
| 4 Wochen vorher | 30-40% | Abschlag für Dienstleister |
| Nach Event | 20-30% | Schlussrechnung |
Anzahlungsrechnung Muster
ANZAHLUNGSRECHNUNG Nr. 2025-EV-024-A1
Event: Firmenjubiläum 25 Jahre Innovate
Geplantes Datum: 15. November 2025
Gemäß Vertrag vom 01.09.2025 stellen wir
folgende Anzahlung in Rechnung:
Geschätztes Gesamtvolumen: ca. 30.000,00 €
1. Anzahlung (40%):
Planungsleistungen + Dienstleister-
Anzahlungen 12.000,00 €
zzgl. 19% USt auf Planungsanteil: 760,00 €
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Anzahlungsbetrag: 12.760,00 €
Zahlbar bis: 15. September 2025
Hinweis: Dieser Betrag wird in der
Schlussrechnung verrechnet.
Besonderheiten bei verschiedenen Eventtypen
Hochzeiten
Zusätzliche Positionen:
- Brautpaar-Betreuung (persönlich): Pauschal
- Notfallkoffer/Koordination: inkl.
- Ablaufplan und Zeitmanagement: inkl.
- Dienstleister-Briefing Tag vorher: 2 Std
Firmenevents
Zusätzliche Positionen:
- Brandingkonzept und CI-Integration: Pauschal
- GEMA-Anmeldung und Gebühren: Durchlauf
- Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht): Durchlauf
- Genehmigungen und Behördenkoordination: Stundenbasiert
Messen und Kongresse
Zusätzliche Positionen:
- Teilnehmermanagement: Pro TN
- Akkreditierung/Badges: Pro TN
- Referenten-Koordination: Pro Referent
- Dolmetscher-Koordination: Pauschal
- Technik-Rehearsal: Stundenbasiert
Absagen und Stornierungen
Regele Stornobedingungen im Voraus:
Stornierungsstaffel (Beispiel):
Bis 90 Tage vor Event: 20% des Honorars
Bis 60 Tage vor Event: 40% des Honorars
Bis 30 Tage vor Event: 60% des Honorars
Bis 14 Tage vor Event: 80% des Honorars
Unter 14 Tage: 100% des Honorars
Durchlaufposten: Storno gemäß AGB der
jeweiligen Dienstleister.
Umsatzsteuer für Eventmanager
Deine Leistungen: 19% USt
Planungsleistungen, Koordination, Projektmanagement
Durchlaufposten: Keine zusätzliche USt
Die USt ist in den Originalrechnungen enthalten
Kleinunternehmerregelung
Bei Umsatz unter 22.000 € möglich:
"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Achtung: Bei Durchlaufposten bleibt die USt der Originalrechnungen bestehen!
Häufige Fehler vermeiden
1. Durchlaufposten falsch abgerechnet
Problem: USt auf Durchlaufposten aufgeschlagen Lösung: Originalbeträge durchreichen
2. Kein Puffer eingeplant
Problem: Unvorhergesehenes nicht abgedeckt Lösung: 10-15% Puffer im Budget einplanen
3. Anzahlungen vergessen
Problem: Cashflow-Probleme durch Vorleistungen Lösung: Mindestens 40% Anzahlung verlangen
4. Scope Creep nicht dokumentiert
Problem: Zusatzleistungen ohne Bezahlung Lösung: Jede Änderung schriftlich bestätigen
5. Originalrechnungen nicht aufbewahrt
Problem: Steuerprobleme bei Durchlaufposten Lösung: Alle Belege scannen und archivieren
Fazit
Eine professionelle Eventmanager-Rechnung trennt klar zwischen deinen Leistungen und Durchlaufposten. Das schafft Transparenz und rechtliche Sicherheit.
Die wichtigsten Punkte:
- Leistungen aufschlüsseln - Planung, Koordination, Vor-Ort-Betreuung
- Durchlaufposten korrekt - Originalbeträge ohne zusätzliche USt
- Anzahlungen vereinbaren - 40-50% bei Auftragserteilung
- Belege aufbewahren - Alle Originalrechnungen archivieren
- Stornobedingungen - Vorher klar regeln
Mit Clever Invoice erstellst du Event-Rechnungen in Minuten - inklusive automatischer Durchlaufposten-Berechnung und Anzahlungsverwaltung.