Stornorechnungen richtig erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Rechnung ist raus - und dann merkst du: Da ist ein Fehler drin. Falscher Betrag, falscher Kunde, falsche Leistung. Was nun? Eine einfache Korrektur ist nicht erlaubt. Du brauchst eine Stornorechnung. In diesem Guide erfährst du, wie du Rechnungen rechtssicher stornierst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine fehlerhafte Rechnung darfst du nicht einfach ändern oder löschen
• Du musst eine Stornorechnung (auch: Korrekturrechnung) erstellen
• Die Stornorechnung muss auf die Originalrechnung verweisen
• Alle Beträge werden mit negativem Vorzeichen ausgewiesen
• Nach der Stornierung erstellst du eine neue, korrekte Rechnung

Wann brauche ich eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung ist nötig, wenn:

Stornorechnung vs. Gutschrift

Die Begriffe werden oft verwechselt:

Stornorechnung (Korrekturrechnung):

• Macht eine fehlerhafte Rechnung rückgängig
• Negative Beträge
• Bezieht sich auf eine konkrete Originalrechnung
• Wird vom Rechnungssteller erstellt

Gutschrift (im kaufmännischen Sinn):

• Korrigiert nachträglich (z.B. bei Reklamation)
• Kann auch ohne Fehler erstellt werden
• Wird ebenfalls vom Rechnungssteller erstellt

Gutschrift (im umsatzsteuerlichen Sinn):

• Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt
• Ganz anderes Dokument!

Tipp: Verwende den Begriff "Stornorechnung" oder "Korrekturrechnung" statt "Gutschrift", um Verwechslungen zu vermeiden.

Pflichtangaben auf der Stornorechnung

Eine Stornorechnung muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten - plus:

Zusätzliche Pflichtangaben

1. Bezeichnung als Stornorechnung

- "Stornorechnung" oder "Rechnungskorrektur"

1. Verweis auf die Originalrechnung

- Rechnungsnummer der stornierten Rechnung - Datum der Originalrechnung

1. Negative Beträge

- Alle Beträge mit Minus-Vorzeichen - Netto, Umsatzsteuer und Brutto negativ

1. Eigene Rechnungsnummer

- Die Stornorechnung bekommt eine neue, fortlaufende Nummer

Muster einer Stornorechnung

STORNORECHNUNG

Rechnungsnummer: SR-2025-0042
Rechnungsdatum: 15.11.2025

Storno zu Rechnung: RE-2025-0123 vom 10.11.2025

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit stornieren wir die oben genannte Rechnung
vollständig aus folgendem Grund:

Grund: Falscher Rechnungsbetrag

Position | Beschreibung          | Menge | Einzelpreis | Gesamt
---------|----------------------|-------|-------------|--------
1        | Webdesign Paket Basic| 1     | -1.200,00 € | -1.200,00 €
---------|----------------------|-------|-------------|--------
                              Nettobetrag:          -1.200,00 €
                              USt 19%:                -228,00 €
                              Gesamtbetrag:         -1.428,00 €

Die korrekte Rechnung mit der Nummer RE-2025-0124
erhalten Sie in Kürze.

Schritt-für-Schritt: Rechnung stornieren

Schritt 1: Fehler identifizieren

Prüfe genau, was falsch ist:

• Ist der Fehler wesentlich? (Betrag, Kunde, Leistung)
• Oder nur formell? (Tippfehler in der Adresse)

Bei kleinen formellen Fehlern kann manchmal eine Ergänzung ausreichen - frage im Zweifel deinen Steuerberater.

Schritt 2: Stornorechnung erstellen

Erstelle die Stornorechnung mit:

• Neuer Rechnungsnummer
• Aktuellem Datum
• Verweis auf Originalrechnung
• Allen Positionen mit negativen Beträgen
• Begründung der Stornierung

Schritt 3: Neue Rechnung erstellen

Erstelle sofort die korrigierte Rechnung:

• Neue Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Korrekte Angaben
• Hinweis auf die Stornierung (optional)

Schritt 4: Dokumente versenden

Sende beide Dokumente an den Kunden:

• Stornorechnung
• Neue, korrekte Rechnung

Am besten mit kurzer Erklärung per E-Mail.

Schritt 5: Buchhaltung aktualisieren

Buche die Stornierung korrekt:

• Stornorechnung als Erlösminderung
• Neue Rechnung als Erlös

Buchhaltung bei Stornorechnungen

Buchungssätze (SKR03)

Originalrechnung (bereits gebucht):

1400 Forderungen    1.190,00 €
  an 8400 Erlöse               1.000,00 €
  an 1776 USt                    190,00 €

Stornorechnung:

8400 Erlöse         1.000,00 €
1776 USt              190,00 €
  an 1400 Forderungen          1.190,00 €

Neue, korrekte Rechnung:

1400 Forderungen    1.428,00 €
  an 8400 Erlöse               1.200,00 €
  an 1776 USt                    228,00 €

Häufige Fehler vermeiden

1. Originalrechnung einfach ändern

Falsch: Die alte Rechnung überschreiben oder löschen. Richtig: Stornorechnung erstellen, Original aufbewahren.

2. Keine Rechnungsnummer vergeben

Falsch: Stornorechnung ohne eigene Nummer. Richtig: Jede Stornorechnung braucht eine fortlaufende Nummer.

3. Positiven Betrag auf Stornorechnung

Falsch: Beträge ohne Minus-Vorzeichen. Richtig: Alle Beträge negativ ausweisen.

4. Keinen Bezug zur Originalrechnung

Falsch: Stornorechnung ohne Verweis. Richtig: Rechnungsnummer und Datum der Originalrechnung angeben.

Sonderfälle

Teilstorno

Bei teilweiser Korrektur (z.B. eine Position von drei):

• Nur die betroffene Position stornieren
• Oder: Komplette Rechnung stornieren und neu ausstellen

Empfehlung: Bei komplexen Rechnungen komplett stornieren und neu ausstellen - weniger Fehlerquellen.

Rechnung bereits bezahlt

Wenn der Kunde schon gezahlt hat:

1. Stornorechnung erstellen
2. Neue Rechnung erstellen
3. Differenz verrechnen oder erstatten

Rechnung an falschen Kunden

Besonders heikel wegen Datenschutz:

1. Stornorechnung an falschen Kunden senden
2. Ggf. Entschuldigung für den Fehler
3. Neue Rechnung an richtigen Kunden

Aufbewahrungspflichten

Auch Stornorechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht:

• 10 Jahre Aufbewahrung
• Zusammen mit der Originalrechnung
• GoBD-konform archivieren

Checkliste: Stornorechnung erstellen

• [ ] Fehler in Originalrechnung identifiziert
• [ ] Neue Rechnungsnummer vergeben
• [ ] Aktuelles Datum eingetragen
• [ ] Verweis auf Originalrechnung (Nummer + Datum)
• [ ] Bezeichnung "Stornorechnung"
• [ ] Alle Beträge mit Minus-Vorzeichen
• [ ] Begründung angegeben
• [ ] Stornorechnung an Kunden gesendet
• [ ] Neue, korrekte Rechnung erstellt
• [ ] Buchhaltung aktualisiert

Fazit

Stornorechnungen gehören zum Geschäftsalltag. Die wichtigsten Punkte:

1. Nie die Originalrechnung ändern oder löschen
2. Immer eine ordentliche Stornorechnung erstellen
3. Bezug zur Originalrechnung herstellen
4. Negative Beträge ausweisen
5. Neue Rechnung mit korrekten Daten erstellen

Mit Clever Invoice erstellst du Stornorechnungen mit wenigen Klicks - automatisch mit Bezug zur Originalrechnung und korrekten negativen Beträgen.