Die XRechnung ist bereits Pflicht — zumindest für Rechnungen an den Bund. Doch die Pflicht weitet sich aus: Ab 2027 müssen auch B2B-Rechnungen als E-Rechnung versendet werden. Hier erfährst du, welche Regeln gelten und was du tun musst.
Aktuelle XRechnung-Pflicht: B2G
Bundesebene (seit 27.11.2020)
- Alle Rechnungen an Bundesbehörden müssen als XRechnung eingereicht werden
- Übermittlung über den Zentralen Rechnungseingang (ZRE) oder OZG-RE
- Leitweg-ID ist Pflichtfeld
- Ausnahme: Rechnungen unter 1.000€ (Direktkauf) können noch als PDF eingereicht werden
Landesebene (variiert)
| Bundesland | Status | Portal |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | Pflicht seit 2022 | service-bw.de |
| Bayern | Pflicht seit 2023 | ByLeitwegID |
| Berlin | Pflicht seit 2022 | Berlin OZG-RE |
| Brandenburg | Pflicht seit 2024 | Brandenburg ZRE |
| Bremen | Pflicht seit 2022 | Bremen eRechnung |
| Hamburg | Pflicht seit 2022 | Hamburg ZRE |
| Hessen | Pflicht seit 2024 | Hessen eRechnung |
| NRW | Pflicht seit 2024 | NRW Vergabemarktplatz |
| Sachsen | In Einführung | — |
| Andere | In Umsetzung | Je nach Land |
Kommunale Ebene
Viele Kommunen akzeptieren XRechnungen bereits freiwillig. Eine generelle Pflicht besteht auf kommunaler Ebene noch nicht in allen Bundesländern.
Kommende Pflicht: B2B (ab 2027)
Das Wachstumschancengesetz erweitert die E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich:
Timeline
- 01.01.2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen
- 01.01.2027: Sendepflicht für Unternehmen > 800.000€ Vorjahresumsatz
- 01.01.2028: Sendepflicht für alle Unternehmen (inkl. Kleinunternehmer)
Was bedeutet das für dich?
- Du musst in der Lage sein, XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen
- Reine PDF-Rechnungen sind im B2B ab 2028 nicht mehr ausreichend
- Die Formate müssen der EN 16931 entsprechen
Wie erfüllst du die XRechnung-Pflicht?
Option 1: Rechnungssoftware (empfohlen)
Die einfachste Lösung: Nutze eine Software wie Clever Invoice, die XRechnung automatisch erstellt, validiert und versendet.
Option 2: Online-Portale
Für gelegentliche B2G-Rechnungen: Manche Portale bieten Formulare, in denen du Rechnungsdaten eingibst und die XRechnung generiert wird.
Option 3: ERP-Integration
Große Unternehmen integrieren die XRechnung-Erstellung in ihr ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics etc.).
Strafen und Konsequenzen
Aktuell gibt es keine direkten Bußgelder für fehlende E-Rechnungen. Aber:
- Behörden lehnen ab: Nicht-konforme Rechnungen werden zurückgewiesen
- Vorsteuerabzug gefährdet: Ab 2028 könnten PDF-Rechnungen den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden
- Betriebsprüfung: Fehlende E-Rechnungs-Fähigkeit kann bei Prüfungen zu Beanstandungen führen
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