XRechnung und ZUGFeRD sind die zwei zugelassenen E-Rechnungsformate in Deutschland. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, aber sie funktionieren unterschiedlich. Dieser Artikel klärt die Unterschiede und hilft dir bei der Entscheidung.
Der Kernunterschied auf einen Blick
XRechnung = Reines XML-Datenformat. Nur maschinenlesbar. ZUGFeRD = PDF mit eingebettetem XML. Mensch + Maschine lesbar.
Stell dir vor: XRechnung ist wie eine Excel-Tabelle — perfekt für Computer, aber ohne visuelle Aufbereitung. ZUGFeRD ist wie ein PDF mit versteckter Excel-Tabelle — du siehst die Rechnung und der Computer liest die Daten.
Detaillierter Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML | PDF/A-3 + XML |
| Visuelle Ansicht | ❌ Nein | ✅ Ja (PDF) |
| Maschinenlesbar | ✅ Ja | ✅ Ja (XML-Teil) |
| EU-Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Pflicht B2G | ✅ Seit 2020 | ✅ (Profil EN 16931) |
| Pflicht B2B | ✅ Ab 2027 | ✅ Ab 2027 |
| Leitweg-ID | Pflicht (B2G) | Optional |
| Dateigröße | Klein (~10 KB) | Größer (~100+ KB) |
| E-Mail-Versand | Als .xml Anhang | Als .pdf Anhang |
| Peppol-fähig | ✅ | ⚠️ Eingeschränkt |
Wann XRechnung?
Du brauchst XRechnung, wenn:
- Du Rechnungen an Bundesbehörden stellst (seit 2020 Pflicht)
- Du Rechnungen an Landesbehörden stellst (je nach Bundesland)
- Dein Kunde explizit XRechnung verlangt
- Du über das Peppol-Netzwerk versendest
- Du eine Leitweg-ID vom Auftraggeber erhalten hast
Wann ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist die bessere Wahl, wenn:
- Du an Geschäftskunden (B2B) Rechnungen stellst
- Der Empfänger die Rechnung auch visuell sehen soll
- Du keine spezielle Software beim Empfänger voraussetzen kannst
- Du eine Übergangslösung suchst, die alte und neue Welt verbindet
ZUGFeRD Profile
ZUGFeRD kennt verschiedene Profile — nicht alle erfüllen die E-Rechnungspflicht:
| Profil | EN 16931 konform | Für B2B-Pflicht geeignet |
|---|---|---|
| Minimum | ❌ | ❌ |
| Basic WL | ❌ | ❌ |
| Basic | ⚠️ Teilweise | ⚠️ |
| EN 16931 (Comfort) | ✅ | ✅ |
| Extended | ✅ | ✅ |
| XRechnung | ✅ | ✅ |
Wichtig: Nur die Profile "EN 16931", "Extended" und "XRechnung" innerhalb von ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für die B2B-E-Rechnungspflicht.
Kann ich beide Formate nutzen?
Ja — und das ist oft die beste Strategie:
- ZUGFeRD für Geschäftskunden, die auch eine visuelle Rechnung erwarten
- XRechnung für Behörden und Peppol-Partner
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